Tạo ngân sách khởi nghiệp hiệu quả: Những điều mọi doanh nhân cần biết

Khởi nghiệp một doanh nghiệp mới đòi hỏi sự lập kế hoạch tài chính cẩn thận, và việc xây dựng ngân sách khởi nghiệp toàn diện là một trong những bước quan trọng nhất bạn sẽ thực hiện. Hàng triệu doanh nhân bắt đầu kinh doanh hàng năm tại Hoa Kỳ—thực tế, Nhóm Đổi mới Kinh tế đã báo cáo rằng số đơn đăng ký thành lập doanh nghiệp mới đạt mức kỷ lục 4,5 triệu vào năm 2020—nhưng nhiều người chưa chuẩn bị đầy đủ cho những thách thức tài chính phía trước. Hiểu rõ ngân sách khởi nghiệp của bạn trước khi ra mắt giúp bạn có lợi thế cạnh tranh đáng kể và nâng cao khả năng thành công lâu dài.

Thực tế là chi phí khởi nghiệp thay đổi rất lớn tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn. Một số doanh nhân bắt đầu dự án với chỉ vài nghìn đô la, trong khi những người khác cần đến sáu hoặc bảy con số để vận hành hoạt động của mình. Thay vì đoán mò về các khoản chi phí, việc xây dựng một khung ngân sách khởi nghiệp chi tiết giúp bạn hiểu chính xác nơi tiền của bạn cần đi và tránh những bất ngờ tốn kém về sau.

Lập kế hoạch Khung ngân sách Khởi nghiệp của bạn

Bước đầu tiên để thiết lập một ngân sách khởi nghiệp thực tế là nhận thức rằng không có công thức chung nào phù hợp cho tất cả. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ (SBA) khuyên rằng mỗi chủ doanh nghiệp mới nên tạo cả một kế hoạch kinh doanh toàn diện và một phân tích chi phí khởi nghiệp riêng biệt. SBA cung cấp các tài nguyên và bảng tính miễn phí được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

Khi xây dựng ngân sách khởi nghiệp, bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các khoản chi phí dự kiến. Phân chia từng mục thành các khoản mục cụ thể với ước tính chi phí. Đừng vội vàng trong quá trình này—thời gian bạn bỏ ra ban đầu để tạo ra một ngân sách chính xác sẽ mang lại lợi ích qua các dự báo tài chính thực tế hơn và quyết định tốt hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Các khoản mục chi phí chính trong Ngân sách Khởi nghiệp của bạn

Ngân sách khởi nghiệp của bạn nên tính đến một số nhóm chi phí chính. Hãy xem xét các cam kết tài chính chính mà bạn có thể gặp phải:

Cơ cấu pháp lý và Đăng ký ($145 Trung bình)

Khi thành lập doanh nghiệp, bạn cần chọn cấu trúc pháp lý của công ty. Các lựa chọn phổ biến bao gồm doanh nghiệp tư nhân, hợp tác, công ty cổ phần, và Công ty Trách nhiệm hữu hạn (LLC). Mỗi cấu trúc có những tác động khác nhau về thuế và bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Phí đăng ký trung bình khoảng $145, mặc dù chi phí có thể khác nhau theo từng bang. Đây thường là một trong những khoản chi phí khởi nghiệp sớm nhất của bạn.

Đầu tư Nghiên cứu Thị trường ($100–$30,000+)

Hiểu rõ thị trường của bạn trước khi ra mắt là điều cần thiết để lập ngân sách khởi nghiệp. Bạn có thể tự tiến hành nghiên cứu sơ bộ, nhưng thuê các công ty nghiên cứu thị trường chuyên nghiệp sẽ cung cấp những hiểu biết sâu sắc hơn về xu hướng ngành, hành vi khách hàng, và cảnh quan cạnh tranh. Các tổng quan thị trường cơ bản có thể tốn vài trăm đến vài nghìn đô la, trong khi các dự án nghiên cứu tùy chỉnh toàn diện có thể vượt quá $30,000. Phân bổ nguồn lực sớm trong lĩnh vực này giúp tránh các sai lầm đắt đỏ hơn về sau.

Thiết bị vật lý và kỹ thuật số ($11,000–$125,000)

Mỗi doanh nghiệp đều cần thiết bị vận hành. Các doanh nghiệp trực tuyến cần máy tính và truy cập internet, trong khi các hoạt động truyền thống cần nhiều hơn thế. Chi phí thiết bị trong ngân sách khởi nghiệp của bạn thay đổi đáng kể theo ngành:

• Khách sạn và nhà hàng: $125,000
• Dịch vụ bất động sản và cho thuê: $75,000
• Bảo hiểm và dịch vụ tài chính: $52,000
• Bán lẻ: $32,000
• Cơ sở y tế: $27,000
• Kho bãi và vận tải: $16,000
• Nghệ thuật và giải trí: $16,000
• Dịch vụ dựa trên dịch vụ: $14,000–$18,000
• Xây dựng: $14,000
• Dịch vụ hành chính và hỗ trợ: $11,000

Không gian làm việc và cơ sở vật chất ($300–$1,230+ hàng tháng mỗi nhân viên)

Nếu doanh nghiệp của bạn cần không gian văn phòng, hãy tính đến chi phí dựa trên vị trí vào ngân sách khởi nghiệp. Tiền thuê văn phòng hàng tháng bắt đầu khoảng $300 mỗi nhân viên ở các thị trường giá rẻ, nhưng có thể vượt quá $1,230 mỗi người ở các khu vực đắt đỏ như San Francisco hoặc New York. Ngoài tiền thuê, bạn còn phải tính đến các chi phí tiện ích—theo Hiệp hội Chủ sở hữu và Quản lý Tòa nhà Quốc tế, trung bình mỗi mét vuông thương mại tốn khoảng $2.14 mỗi năm. Các không gian lớn hơn và nhiều nhân viên hơn sẽ làm tăng các chi phí này theo tỷ lệ.

Hàng tồn kho và dự trữ sản phẩm (25%–35% Ngân sách vận hành)

Nếu bạn bán các sản phẩm vật lý, hàng tồn kho chiếm phần lớn ngân sách khởi nghiệp của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp dựa trên sản phẩm phân bổ 25% đến 35% ngân sách vận hành cho chi phí hàng tồn kho. Để ước tính nhu cầu, tính doanh số bán hàng dự kiến hàng năm của bạn, rồi chia cho 10 để xác định mức tồn kho lý tưởng (giữ khoảng 10% của hàng tồn kho hàng năm). Ví dụ, nếu dự kiến doanh số $75,000, bạn sẽ muốn có khoảng $7,500 trong kho dự trữ ban đầu.

Quảng cáo và Hiện diện kỹ thuật số ($2,000–$10,000 Website + Marketing)

Xây dựng nhận diện thương hiệu là điều cần thiết nhưng đòi hỏi phân bổ ngân sách cẩn thận. SBA khuyên rằng chi tiêu cho marketing nên giới hạn trong khoảng 7%–8% doanh thu dự kiến, đặc biệt nếu biên lợi nhuận mỏng (dưới 10%). Chi phí phát triển website phụ thuộc vào phương pháp của bạn—giải pháp tự làm bằng các nền tảng như Squarespace hoặc WordPress thì tiết kiệm hơn, trong khi thuê các nhà thiết kế chuyên nghiệp thường tốn từ $2,000–$10,000 bao gồm dịch vụ xây dựng thương hiệu.

Hoạt động văn phòng ($200–$1,000 hàng tháng mỗi nhân viên)

Dù làm việc tại nhà hay tại văn phòng riêng, bạn sẽ cần các vật dụng và nội thất. Điều này bao gồm bàn làm việc, máy tính, phần mềm, điện thoại, hệ thống lưu trữ hồ sơ, và các vật dụng cơ bản. Chi tiêu hàng tháng dao động từ $200–$1,000 mỗi nhân viên tùy thuộc vào ngành và các tiện ích bạn cung cấp.

Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp ($75–$400 mỗi giờ)

Một số chức năng kinh doanh cần có chuyên môn chuyên nghiệp. Luật sư cung cấp hướng dẫn pháp lý để tránh các sai lầm đắt đỏ, trong khi CPA và kế toán đảm bảo tuân thủ thuế và chính xác tài chính. Dù dịch vụ chuyên nghiệp tốn kém, việc thuê chiến lược trong các lĩnh vực này thường giúp tiết kiệm tiền qua việc tránh lỗi và tối ưu hóa chiến lược thuế.

Tiền lương nhân sự (15%–50% Tổng ngân sách)

Tiền lương thường chiếm phần lớn trong ngân sách khởi nghiệp liên tục của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp phân bổ 15%–30% ngân sách cho lương và tiền công, mặc dù một số dành tới 50% trong khi vẫn duy trì lợi nhuận lành mạnh. Ngoài mức lương cơ bản, hãy bao gồm hoa hồng, thưởng, phúc lợi, nghỉ phép có lương, và làm thêm giờ trong tính toán tiền lương của bạn.

Bảo hiểm doanh nghiệp ($46–$86 hàng tháng mỗi hợp đồng)

Bảo vệ doanh nghiệp của bạn qua các loại bảo hiểm phù hợp là điều không thể thương lượng. Các loại bảo hiểm phổ biến và chi phí trung bình hàng tháng gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chuyên nghiệp: $46/tháng
• Bảo hiểm trách nhiệm chung: $53/tháng
• Chính sách dành cho chủ doanh nghiệp: $84/tháng
• Bảo hiểm bồi thường lao động: $86/tháng

Gói nhiều chính sách cùng nhà cung cấp thường giúp bạn được giảm giá, giảm tổng ngân sách khởi nghiệp cho bảo hiểm.

Nghĩa vụ thuế (Thay đổi theo cấu trúc)

Cấu trúc doanh nghiệp và doanh thu dự kiến của bạn quyết định nghĩa vụ thuế. Thuế doanh nghiệp liên bang hiện tại là 21%, mặc dù các đề xuất luật pháp có thể thay đổi điều này. Bất kể loại hình doanh nghiệp của bạn, các cố vấn tài chính khuyên nên dành ít nhất 25% lợi nhuận dự kiến cho nghĩa vụ thuế. Làm việc với CPA đủ tiêu chuẩn giúp bạn xác định các khoản khấu trừ và phát triển chiến lược thuế hiệu quả phù hợp với tình hình của bạn.

Xây dựng tính linh hoạt vào Ngân sách Khởi nghiệp của bạn

Ngân sách khởi nghiệp thực tế bao gồm một khoản dự phòng cho các chi phí bất ngờ. Hầu hết các cố vấn tài chính khuyên bạn nên duy trì thêm 10%–20% quỹ dự phòng ngoài ngân sách cốt lõi để đối phó với các tình huống khẩn cấp và cơ hội. Khoản dự phòng này giúp tránh khủng hoảng tài chính khi các chi phí không lường trước phát sinh.

Khi tính toán ngân sách khởi nghiệp, ưu tiên các khoản chi thiết yếu trước—đăng ký pháp lý, thiết bị quan trọng, và không gian làm việc thường đến trước marketing và các dịch vụ cao cấp. Khi doanh nghiệp của bạn tạo ra doanh thu, bạn có thể đầu tư vào các khoản chi cao cấp hơn và các sáng kiến tăng trưởng.

Tìm nguồn vốn cho Ngân sách Khởi nghiệp của bạn

Sau khi tính toán tổng nhu cầu ngân sách khởi nghiệp, bước tiếp theo là tìm nguồn vốn cần thiết. Các phương án tài chính doanh nghiệp giúp chia các khoản chi lớn thành các khoản thanh toán hàng tháng phù hợp, làm cho các khoản đầu tư lớn trở nên khả thi hơn. Trước khi nộp đơn vay vốn hoặc mở hạn mức tín dụng, hãy tính xem bạn có thể trả bao nhiêu mỗi tháng một cách thực tế mà không gây quá tải cho hoạt động của mình.

Nghiên cứu và so sánh các lựa chọn tài chính có sẵn cẩn thận, xem xét lãi suất, điều khoản hoàn trả, và các tính năng linh hoạt. Các nhà cho vay khác nhau chuyên về các loại hình doanh nghiệp và quy mô ngân sách khởi nghiệp khác nhau, vì vậy so sánh nhiều đề nghị giúp bạn đảm bảo có được điều khoản tốt nhất cho tình hình của mình.

Việc xây dựng một ngân sách khởi nghiệp chi tiết đòi hỏi thời gian và đánh giá trung thực, nhưng sự chuẩn bị này sẽ trực tiếp chuyển thành kết quả kinh doanh tốt hơn. Các doanh nhân đầu tư vào việc lập kế hoạch ngân sách khởi nghiệp kỹ lưỡng sẽ nâng cao đáng kể khả năng tồn tại trong những năm đầu khó khăn và xây dựng các doanh nghiệp bền vững, có lợi nhuận.