Повний посібник з заповнення чеків: основні кроки та найкращі практики

Незважаючи на цифрову революцію у банківській сфері, чеки залишаються практичним і необхідним способом оплати. Чи то оплата комунальних послуг, отримання зарплати або вчинення грошового подарунка, знання правильного поводження з чеками — важливий навик у банківській справі. Правильне заповнення чека гарантує, що ваш платіж дійде до адресата і захищає вас від шахрайства та помилок. Цей всебічний посібник проведе вас через усі аспекти управління чеками — від розуміння цифр на чекові до внесення та замовлення нових.

Розуміння ключових цифр на вашому чекові

Перед тим, як почати заповнювати чек, ознайомтеся з трьома важливими номерами, які з’являються на кожному друкованому чекові. Ці ідентифікатори стандартизовані для всіх банків США і виконують конкретні функції у банківській системі.

Розрахунковий номер — дев’ятизначний код, унікальний для вашого фінансового закладу. Банки використовують цей номер для ідентифікації себе у національній банківській системі. Ви зустрінете цей номер при налаштуванні онлайн-банкінгу, переказах або авторизації автоматичних платежів.

Ваш номер рахунку — особистий для вас і відрізняє ваш поточний рахунок від інших у вашому банку. Цей номер необхідний банку для визначення, з якого рахунку знімати кошти або на який вносити чеки.

Номер чека — служить ідентифікатором кожного окремого чека у вашій партії. Цей номер з’являється двічі — у верхньому правому куті та поруч із вашим номером рахунку. Банки використовують номери чеків для відстеження та організації ваших платежів.

Послідовний процес заповнення кожної частини

Правильне заповнення чека полягає у заповненні кількох полів точною інформацією. Кожен елемент відіграє роль у забезпеченні дійсності та правильній обробці чека.

Починайте з дати. У верхньому правому куті введіть дату, коли ви пишете чек. Це допомагає отримувачу зрозуміти, коли ви здійснили платіж, і встановлює терміни обробки. Більшість чеків датуються датою їх написання, хоча у більшості юрисдикцій дозволено ставити майбутню дату (пост-дейтинг).

Далі, визначте отримувача. На рядку “Pay to the Order of” напишіть точну назву особи, бізнесу або організації, яка отримує платіж. Точність тут дуже важлива — якщо ім’я буде неправильно написане або незрозуміле, отримувач може мати труднощі з інкасацією або внесенням чека. Перевірте правильність написання перед заповненням.

Введіть числову суму. У квадраті праворуч від чека напишіть суму у доларах цифрами. Розмістіть цифри якомога ближче до лівого краю квадрата. Це запобігає шахрайству — зменшує можливість додавання додаткових цифр (наприклад, змінити $100 на $2,100).

Напишіть суму словами. Під рядком отримувача пропишіть суму повністю словами. Для чека на $243.26 напишіть “Two hundred forty-three dollars and 26/100.” Цей письмовий варіант має юридичну силу — якщо числовий і письмовий варіанти не співпадуть, перевагу має письмовий. Банки використовують цю версію як офіційний документ у разі суперечок.

Додайте примітку (необов’язково, але рекомендується). Лінія для примітки дає змогу зазначити ціль платежу. Наприклад, “Account #12345” для комунальних послуг або “січневий орендний платіж” для житла допомагає вам і отримувачу відстежувати транзакцію. Для податкових платежів або рахунків постачальників корисно вказати ваш номер рахунку або ідентифікаційний номер.

Підпишіть чек. Ваша підпис на лінії у нижньому правому куті робить чек юридично дійсним і обов’язковим. Підпис підтверджує ваше дозволення на платіж і прийняття відповідальності за кошти. Ніколи не підписуйте порожній чек і перед підписанням переконайтеся, що вся інша інформація правильна.

Захист вашого чека: поради щодо безпеки при заповненні

У часи, коли шахрайство з чеками залишається актуальним, важливо дотримуватися заходів безпеки під час заповнення. Ці рекомендації зменшують ризик підробки або зловживання вашим чеком.

Завжди використовуйте ручку — чорнило кулькової ручки важче стерти, ніж олівець, що ускладнює зміну інформації. Уникайте написання чеків “на готівку”, оскільки будь-хто, хто має такий чек, може спробувати його інкасувати. Не залишайте порожніх місць, де можна додати цифри або імена.

Найголовніше — не підписуйте чек, поки не заповнили всі інші поля, включно з отримувачем і сумою. Підпис порожнього або частково заповненого чека — один із найпоширеніших способів його підробки. Зберігайте невикористані чеки у безпечному місці і ведіть реєстр чеків, записуючи кожен чек: номер, дату, отримувача, опис і суму. Це допомагає контролювати витрати і швидко виявляти будь-які несанкціоновані транзакції.

Що робити після заповнення: індосамент і варіанти внесення

Після отримання чека від іншої особи потрібно його індосувати — підписати ззаду. Це підтверджує, що ви — отримувач, і захищає від шахрайства.

Для простого індосаменту — просто підпишіть своє ім’я на звороті чека. Це найпоширеніший спосіб і підходить для більшості внесень, але менш безпечний, оскільки будь-хто, хто має чек, може його інкасувати.

Для більшої безпеки — напишіть “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” і підпишіться нижче. Це обмежує чек лише внесенням і запобігає його інкасації готівкою.

Для третіх осіб — якщо ви хочете передати чек іншій особі, напишіть “Pay to the order of [Ім’я]” і підпишіть. Однак не всі банки приймають цей спосіб, тому перед використанням уточніть у вашому банку.

Після індосаменту у вас є кілька варіантів внесення. Ви можете особисто відвідати відділення банку з підписаним чеком і посвідченням особи, внести його через банкомат, якщо ваш банк підтримує таку послугу, або скористатися мобільним внесенням через додаток банку, сфотографувавши обидва боки чека. При мобільних внесеннях зберігайте фізичний чек до зарахування коштів і потім безпечно знищіть його.

Замовлення нових чеків, коли закінчаться

Коли у вас закінчаться поточні чеки, потрібно замовити нові. Більшість банків пропонують перші чеки безкоштовно при відкритті рахунку, але подальші замовлення зазвичай коштують грошей.

Для замовлення чеків мати під рукою один з ваших чеків — він містить всю необхідну інформацію. Ви можете замовити чеки через сайт або мобільний додаток банку, увійшовши до свого кабінету і знайти розділ обслуговування клієнтів або облікових послуг. Або зверніться до відділення банку або зателефонуйте службі підтримки.

При замовленні вкажіть номер останнього чека, щоб новий пакет починався з наступного номера у послідовності. Це зберігає нумерацію чеків послідовною. Також існують сторонні постачальники чеків, які співпрацюють із банками або пропонують незалежне замовлення. Вартість залежить від дизайну та постачальника — базові особисті чеки зазвичай дешевші за індивідуальні.

Часті запитання про написання чеків

Чи легально ставити чек на майбутню дату? Так, у більшості штатів США написання чека з майбутньою датою є легальним. Це роблять, щоб оплатити заздалегідь або у випадках, коли очікують на наявність коштів пізніше. Однак уточнюйте закони вашого штату.

Яка особлива інформація потрібна при заповненні чека для IRS? Окрім стандартних даних, додайте ваше ім’я, адресу, телефон вдень, номер соціального страхування або EIN, рік оподаткування і номер відповідної податкової форми. Чек має бути виписаний на “U.S. Treasury”, а не на IRS. Консультуйтеся з податковою формою або фахівцем для правильного поштового адресування.

Чи можна внести чек через банкомат? Багато банків і кредитних спілок підтримують внесення чеків через банкомат. Вставте картку і PIN, дотримуйтесь інструкцій на екрані. Зверніться до вашого банку для підтвердження і дізнайтеся про особливі вимоги.

Чому важливо вести реєстр чеків? Запис кожного чека — номер, дата, отримувач, опис і сума — допомагає щомісяця узгоджувати баланс, контролювати витрати і швидко виявляти несанкціоновані або шахрайські транзакції. Навіть за допомогою мобільного банкінгу ведення такого обліку допомагає залишатися в курсі своїх фінансів.

Освоївши процес заповнення чека і зрозумівши його роль у сучасному банківському обслуговуванні, ви підвищите свої фінансові навички і захистите себе від поширених помилок. Хоча цифрові платіжні методи постійно розвиваються, правильне заповнення чека залишається цінним навиком у банківській справі.